Systèmes d’information FM – Volet 1 – Un périmètre illimité

Avec sa centaine de métiers, le Facilities Management constitue un levier d’optimisation privilégié des entreprises. Des systèmes d’information dédiés au FM ont donc investi le marché avec des architectures complexes et un périmètre quasi sans limite.

Les systèmes d’information FM font appel à une double architecture. Le back office est composé d’applications dédiées aux différents métiers et destinées aux exploitants ou aux opérationnels. « On retrouve dans cette catégorie les logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) ou les solutions de gestion graphique de patrimoine qui sont pour la plupart basées sur AutoCAD, explique Gérald Horlande, directeur général délégué d’iPORTA, une filiale du groupe Icade spécialisée dans les systèmes d’information Asset Management, Properties Management et Facility Management. Ces outils sont généralement réservés à quelques professionnels. »

Le front office s’adresse lui aux utilisateurs et aux responsables du pilotage avec une double mission : apporter du liant entre les applications du back-office et servir de passerelle entre les utilisateurs. «  Le front office se distingue par une architecture Web sur laquelle on retrouve de grandes fonctions comme la gestion de processus métier (traitement des demandes d’intervention, réservation de salles de réunion ou de véhicules de service, accueil des visiteurs, demandes de badge, gestion de l’arrivée et du départ d’un collaborateur...), détaille Gérald Horlande. Tous ces processus sont initiés par les utilisateurs et leur nombre est quasiment illimité si l’on considère que le FM regroupe plus d’une centaine de métiers.  »

Permettre le pilotage de l’activité

Le front office abrite également des outils fédérateurs et collaboratifs qui favorisent la communication entre les utilisateurs et le classement des informations via des solutions de stockage documentaire. « Le FM génère énormément de documents, surtout dans le cadre du suivi des obligations techniques réglementaires, note Gérald Horlande. Elle est alors obligée de documenter tout ce qui est fait, et donc de tout conserver en cas de contrôle. »

La brique reporting est elle aussi essentielle car c’est elle qui va permettre de piloter toute l’activité. «  Le système d’information doit se comporter comme un puits de données où toutes les informations du back et du front office sont récoltées et croisées afin de produire le reporting, confirme Gérald Horlande. Autre brique très importante : le référentiel immobilier. « Il s’agit d’une base de données qui va fédérer toutes les informations pour permettre à l’ensemble des métiers du FM d’avoir une réponse immédiate à leurs questions, et ce avec plusieurs visions : technique, administrative, juridique et financière. Pour être complet, il faut encore ajouter une dernière couche, celle de l’interfaçage du système d’information FM avec les autres applications de l’entreprise : l’ERP, l’outil RH...  », conclut Gérald Horlande.

Yves Rivoal