Réussir ses achats d’investissement

Pour les acheteurs, les achats d’investissements constituent une catégorie à part. Souvent stratégiques, ils véhiculent parfois des enjeux énormes qui peuvent conditionner le développement et la pérennité de l’entreprise. Dans ce contexte, l’acheteur n’a pas le droit à l’erreur…

Les achats d’investissement regroupent tout ce qui est considéré au niveau comptable comme immobilisations. S’entendent par immobilisations, tous les biens acquis par l’entreprise et qui sont utilisés de façon durable. Les immobilisations peuvent être corporelles, lorsqu’il s’agit de terrains, constructions, bâtiments, installations techniques, matériels et outillages, ou incorporelles. Elles regroupent alors les marques, les brevets, les survaleurs…

« Les achats d’investissement rentrent la plupart du temps dans le cadre d’un projet industriel et s’avèrent donc stratégiques pour l’entreprise qui investit pour augmenter sa capacité de production, renouveler son matériel, ou innover, précise Stéphane Manciot, responsable des Achats du groupe SNPE Matériaux Energétiques. Les enjeux sont donc souvent énormes et la part de risque sans commune mesure avec celle d’un achat de matière 1ère ou de produits d’exploitation. Car si l’on peut couvrir un risque de rupture d’approvisionnement ou de non qualité par une double source ou par une optimisation de la Supply Chain, se tromper de machine impactera durablement toute l’organisation industrielle et il est presque toujours impossible de revenir en arrière. »

Un travail d’équipe

Pour gérer ces achats sensibles, le groupe SNPE s’appuie sur des méthodologies issues de la gestion de projet. L’acheteur ne travaille donc pas seul. Il fait partie d’une équipe composée de toutes les compétences nécessaires. Au cœur du dispositif, on retrouve le prescripteur, issu le plus souvent de la production, le commercial, qui représente les clients, et un chargé de lots spécialisé dans la gestion de projet. C’est lui qui rédigera le cahier des charges. Le reste de l’équipe est constitué en fonction de la nature du projet par des spécialistes métiers qualité, finances, informatique…

« Nous travaillons sur des schémas classiques : identification d’un problème ou d’une opportunité, études préalables, évaluation des solutions pressenties, choix de la solution, et ensuite réalisation du projet d’investissement, explique Stéphane Manciot. On s’attache surtout à constituer le groupe projet le plus en amont possible pour pouvoir orienter les choix dès la phase de prospection. Nous nous appuyons également sur une méthodologie de type fonctionnelle. Décrire le besoin dans un cahier des charges fonctionnel, sans s’enfermer dans une description technique, c’est s’ouvrir le champ des possibles et cela permet aussi de limiter le besoin à son strict nécessaire. »

L’acheteur responsable du choix

Dans ce travail d’équipe, l’acheteur est reconnu comme une compétence clé et l’un des éléments moteurs, même sur des dossiers très techniques. «  Chez nous, c’est l’acheteur qui est responsable du choix final. C’est donc lui qui joue le rôle de l’animateur et qui est chargé d’intégrer tous les autres acteurs au projet, souligne Stéphane Manciot. L’expérience nous a montré également que sur un achat d’investissement, le choix devait être consensuel. Nous avons donc mis en place des process avec des grilles de dépouillement, des outils d’aides à la décision, qui nous permettent d’obtenir l’adhésion de tous, sans pour autant faire des concessions. Ce consensus signifie que le choix est partagé par toute l’entreprise, c’est donc aussi une manière de le sécuriser… »

Le choix du prestataire s’effectue sur la base de l’analyse fonctionnelle qui devient alors la grille de dépouillement. Tous les critères fonctionnels sont passés au crible. La technique, le prix, le respect des délais, surtout sur des projets industriels complexes avec beaucoup d’interactions, l’engagement sur le résultat, la surface financière du prestataire… entrent aussi en ligne de compte. Tous ces éléments sont ensuite hiérarchisés via des coefficients de pondération. Le fournisseur retenu sera celui qui aura le mieux répondu aux exigences de cette grille.

Le travail de négociation peut ensuite commencer. Et là encore, l’acheteur joue un rôle prépondérant puisque c’est lui qui mène obligatoirement le jeu. « Il reprend généralement l’offre point par point en négociant les marques de composants, si on a des standards internes, les délais de réalisation, les engagements… note Stéphane Manciot. La négociation ne porte donc pas uniquement sur le prix et les conditions de paiement. Et pendant la phase de contractualisation, l’acheteur s’assure que toutes les spécificités de l’achat sont bien prises en compte dans le contrat. »