Les solutions d’analyse des dépenses à la loupe

A l’heure où la réduction des coûts mobilise nombre d’entreprises, les solutions d’analyse des dépenses constituent un excellent levier d’optimisation pour les acheteurs comme l’explique Lloyd Keays, senior solutions consultant pour Quadrem, une société spécialisée dans la numérisation des différentes étapes de l’achat et de la vente de produits et de services.

Quel est le périmètre des solutions d’analyse des dépenses ?

Elles ont été conçues pour que les entreprises gèrent l’ensemble de leurs achats de manière plus puissante et plus efficace. En amont du processus d’achat, l’entreprise qui veut établir une stratégie de réduction des coûts peut s’appuyer sur ce type d’outil pour décrypter toutes ses pratiques et les optimiser. Sur la partie sourcing, les solutions d’analyse des dépenses permettent d’optimiser les coûts opérationnels en rationalisant les relations avec les fournisseurs. Ces programmes sont également très utiles pour le suivi des achats sur contrat. Ils permettent en effet de vérifier si l’entreprise achète bien selon les engagements pris avec les fournisseurs. A la fin du processus, les logiciels d’analyse de dépenses assurent également le nettoyage de toutes les données qui lui sont généralement fournies par l’outil d’e-procurement.

A qui s’adressent ces solutions ?

Les principaux utilisateurs sont naturellement les acheteurs qui vont pouvoir identifier de nouvelles opportunités de sourcing en suivant leurs fournisseurs par catégorie d’achat, en fonction de la répartition des commandes et de l’évolution des dépenses. Ces solutions sont aussi très appréciées des top managers et des cadres car elles leurs fournissent des informations générales sur l’affectation des dépenses, les catégories d’achat, les commandes les plus importantes...

Comment fonctionnent-elles ?

Vous avez d’un côté des outils intégrés au data warehouse de l’entreprise et qui analysent tout ce qui se passe en temps réel. Sur ce marché, on retrouve les grands éditeurs d’ERP comme SAP avec son Business Information Warehouse, ou IBM Cognos. Des acteurs comme Ariba ou Zycus sont également positionnés sur ce créneau. D’un autre côté, vous avez des solutions portatives comme Quadrem Spend Intelligence où le logiciel est directement installé sur l’ordinateur de l’utilisateur. Dans cette configuration, l’outil récupère des extraits bruts de toutes les lignes de commande de l’ERP ou des différents systèmes de gestion afin de générer automatiquement le reporting. Pour être complet, il existe un troisième mode de fonctionnement qui est celui du recours à des agences comme Accenture. Ce sont alors des consultants qui vont récupérer toutes les données afin de les analyser selon leur propre grille.

Qu’est-ce qui différencie ces trois modes de fonctionnement ?

Pour ce qui est du reporting, ils donnent des résultats comparables. La différence se fait sur le temps et le coût de déploiement. Pour mettre en place une solution intégrée, il faut compter au minimum six mois de développement, et une fois le système installé, il est souvent compliqué de le faire évoluer. Les solutions portatives peuvent elles être déployées en une semaine. En termes de coûts, il faut mettre dans la balance l’investissement et le retour sur investissement. Pour une solution intégrée, une très grande entreprise devra prévoir un budget de l’ordre de 500 000 €. Une solution portative comme celle de Quadrem coûte environ 60 000 € par an.

Propos recueillis par Yves Rivoal