L’optimisation des coûts bureautiques

Les budgets dédiés à la communication imprimée et au document représentent des sommes importantes dans les entreprises, de l’ordre de 2 à 6 % du chiffre d’affaires. Souvent méconnus et mal maîtrisés, les coûts d’impression peuvent être facilement optimisés. Explications...



1. L’audit du parc
Comme dans toute démarche d’optimisation, la réduction des coûts bureautiques commence par un audit. « Il faut faire l’inventaire de toutes les machines du parc et interviewer les utilisateurs pour comprendre comment ils génèrent les documents », explique Laurent Besnard, directeur de CLB Conseils, un cabinet chasseur de coûts sur les budgets bureautiques. Ce travail débouche ensuite sur un rapport d’audit qui dresse l’état des lieux du parc, des dépenses et du volume de documents produits. Grâce à cette photographie, il devient possible d’explorer les différentes pistes d’économie, poste par poste, avec un premier objectif : faire baisser les budgets sur la partie contractuelle.

2. Les télécopieurs
« La dématérialisation des télécopies, qui est le seul document sur lequel l’entreprise n’a pas la main et qui lui coûte de l’argent, est la démarche d’optimisation la plus simple et la moins coûteuse à mettre en œuvre, affirme Laurent Besnard. Comment ? En négociant la mise en place d’un accord cadre avec un fournisseur d’application fax to mail. « Grâce à cette solution, l’entreprise reprend la main car ses télécopies entrantes et sortantes sont transformés au format PDF par le serveur de fax du prestataire. Ce dispositif permet d’éliminer la quasi-totalité du parc puisqu’il est d’usage de ne garder qu’un seul télécopieur par étage. » Potentiel d’économies sur ce poste : 60 %.

3. Les photocopieurs
L’optimisation des copieurs passe par la remise à plat du ou des contrats financiers et de services qui engagent bien souvent l’entreprise sur des volumes de pages, mono ou multimarques. « Pour réduire les coûts, il faut à nouveau mettre en place un accord cadre digne de ce nom avec un seul fournisseur qui va gérer l’ensemble de la flotte. Sur ce poste, en négociant bien, on peut obtenir 40 % d’économies », assure Laurent Besnard.

4. Les imprimantes
Là encore, la solution passe par l’adoption d’un accord cadre avec un distributeur informatique. « Cet accord doit instaurer le même fonctionnement que pour les photocopieurs, avec un coût à la page défini sur cinq ans, sans engagement de volume. Il doit aussi intégrer l’ensemble des consommables et des pièces. Grâce à ce dispositif, l’entreprise va réaliser des économies de l’ordre de 50 %, et elle n’aura plus de surprises en termes de budget », constate Laurent Besnard.

5. La chasse au gaspi
La partie contractuelle optimisée, il faut ensuite s’attaquer au volume des pages générées. Des logiciels non propriétaires spécialisés, comme Watchdoc n’ont qu’un seul but : réduire le nombre de pages sur tous les supports. « Comme une tour de contrôle, ils analysent l’ensemble des documents traités en réseau et en local, explique Laurent Besnard. Après avoir effectué le bilan des usages, ils proposent un certain nombre de règles : l’impossibilité d’imprimer les mails en couleur, l’impression en recto verso lorsqu’il y a plusieurs pages, l’impression des grosses séries sur une imprimante ou un photocopieur moins onéreux... » Grâce à ce type de démarche, une entreprise peut réduire ses volumes de l’ordre de 25 %, et économiser 25 % sur les coûts page.

6. La GED
Pour optimiser tous les flux papiers sur l’ensemble des documents, il existe une alternative plus radicale : la Gestion Electronique de Documents qui induit la dématérialisation et l’archivage électronique de tous les documents. « La mise en place d’une GED se révèle toujours rentable à terme, mais elle nécessite un investissement important et un engagement fort dans le temps de la part des équipes informatiques qui la déploieront. La GED reste donc une démarche bien plus complexe à réaliser qu’une optimisation poste par poste », conclut Laurent Besnard.