L’optimisation des coûts télécoms

Téléphonie, data, Internet, interconnexion de sites… La gestion du poste télécoms s’apparente souvent à un casse-tête pour les entreprises qui doivent jongler entre les constructeurs, intégrateurs, opérateurs et autres distributeurs qui animent ce marché très complexe et en perpétuelle évolution. Voici quelques pistes d’optimisation à explorer…


1. Auditer le parc
Tout commence par l’analyse de l’existant et des besoins en détaillant précisément comment fonctionne la structure, avec quels moyens... « L’audit doit être minutieux sur la partie installations et les consommations, conseille Boris Courté, consultant spécialisé dans les télécommunications au sein du réseau Expense Reduction Analysts. Il doit déboucher sur une vision affinée d’un profil de consommation par utilisateur, par groupes d’utilisateurs, par modes de fonctionnement ou par fonctionnalités. »

2. Rationaliser l’existant
L’audit terminé, l’entreprise peut s’attaquer à l’optimisation en interne en supprimant les lignes peu utilisées, en limitant le nombre de terminaux, en supprimant les options qui ne servent à rien... « Sans toucher aux contrats, on peut obtenir des économies de 20 % », affirme Boris Courté.

3. Renégocier les contrats avec les fournisseurs
Débute ensuite la renégociation auprès des fournisseurs qui peut déboucher sur des économies allant jusqu’à 50 %. « Tout peut être renégocié dans un contrat, assure Boris Courté. Le montant des abonnements et des accès, le tarif des consommations, des terminaux et des options… Il ne faut pas hésiter à mettre l’accent sur des points précis comme les consommations internationales qui peuvent constituer une part importante des coûts. Lorsque c’est possible, il faut étudier les solutions alternatives proposées par d’autres prestataires afin de faire jouer la concurrence. »

4. Suivre les contrats
Pour aller jusqu’au bout de la démarche, il ne faut pas négliger le suivi des contrats. « Cela passe par la mise en place de process pour s’assurer que les nouvelles conditions sont bien respectées, explique Boris Courté. Il faut également suivre les évolutions du marché car les catalogues tarifaires et les options changent souvent. Des contacts réguliers avec les fournisseurs ou le recours à des sociétés de conseils externes permettront de faire vivre le contrat dans la durée. »

5. Optimiser les communications
Des logiciels permettent d’optimiser la volumétrie et d’anticiper les dérives. « Les Telecom Expense Managers sont aujourd’hui utilisés par des entreprises qui gèrent des flottes fixes et mobiles importantes, souligne Boris Courté. Les parcs de quelques centaines de lignes ne les ont pas encore intégrés car ils se révèlent trop sophistiqués par rapport à leurs besoins. Ces logiciels posent aussi la question de l’interprétation des données car ils supposent une connaissance suffisante du marché. » Potentiel d’économies : entre 15 et 20 %.

6. Passer à l’IP ?
Une démarche d’optimisation incite souvent les entreprises à envisager le basculement vers des technologies de type IP ou de convergence. « On en parle beaucoup, les technologies sont matures, mais elles restent chères, prévient Boris Courté. Les entreprises qui franchissent le pas le font pour améliorer leur offre de services et la qualité, pas pour réduire les coûts. Les seuls gains générés par l’IP se font sur les coûts de maintenance et sur la gratuité des communications intersites. Pour que le retour sur investissement soit au rendez-vous, il faut donc que le volume de ces communications soit important. Le basculement impose aussi des choix technologiques complexes entre l’IP de type centrex avec des équipements décentralisés, l’IP via les PABX, le Full IP, ou des solutions de convergence entre les différents usages : téléphonie fixe et mobile par exemple. Toutes les entreprises ne disposent pas des compétences pour effectuer les bons arbitrages. »