Externalisation RH : plus de tabous

Longtemps cantonnée à la paie, au recrutement et à la formation, l’externalisation RH explore aujourd’hui de nouveaux territoires. Tous les métiers de cette fonction support sont désormais potentiellement concernés. Revue de détail des grandes étapes qui jalonnent ce processus...


1. Etablir un diagnostic
« Avant de se lancer dans une démarche d’externalisation RH, il faut réaliser un diagnostic préalable », lance en préambule Emmanuel de Prémont, président du groupe Finaxim et de Synexrh, le syndicat professionnel des conseils et experts en ressources humaines. Ce diagnostic doit porter sur l’ensemble des process (recrutement, formation, administration et paie, études, relations sociales, communication interne...). Il doit aussi être guidé par la situation de l’entreprise, sa taille, les attentes exprimées par les salariés et les managers, la complexité sociale à gérer, les risques sociaux encourus...

2. Les raisons de l’externalisation
Le diagnostic établi, il faut s’attaquer aux motivations de l’entreprise. « Il est essentiel de savoir pourquoi on externalise, confirme Emmanuel de Prémont. L’expérience montre que les sociétés s’engagent d’abord dans cette voie pour disposer de compétences qu’elles ne possèdent pas en interne ou qu’elles ne souhaitent pas développer parce que ne figurant pas dans leur cœur de métier. La recherche d’une meilleure efficience est une autre grande motivation. Le critère économique n’intervient généralement qu’après. »

3. Déterminer le périmètre
Pour le définir, il faut croiser le diagnostic et les motivations. Si l’efficience est le critère déterminant, les gisements de productivité se trouvent essentiellement dans les métiers de l’administration et de la paie qui représentent souvent la moitié des effectifs totaux des DRH. Historiquement, les entreprises ont d’ailleurs commencé par là, en externalisant l’édition des bulletins de paie, une partie du recrutement ou la conduite de leur plan de formation.

« La fonction RH recouvre un grand nombre de métiers bien identifiés et des modes d’organisation qui permettent de faire des découpages à la carte, complète Emmanuel de Prémont. L’externalisation du pilotage d’un process complet reste plus complexe et plus audacieuse à mettre en œuvre. Mais les dirigeants que l’on rencontre aujourd’hui ne s’interdisent plus rien. Pour eux, tout est potentiellement externalisable et on commence à voir des entreprises qui n’ont plus de DRH en interne. »

4. Choisir le prestataire
« L’entreprise doit d’abord s’assurer qu’elle a bien affaire à un professionnel expérimenté de l’externalisation, prévient Emmanuel de Prémont. Etre un praticien du conseil RH ne suffit pas car ces sociétés sont structurées pour intervenir ponctuellement en réponse à une problématique. Gérer une fonction RH externalisée, c’est autre chose, c’est mettre en œuvre un service de manière durable, avec des garanties de réversibilité, de continuité de services, de qualité... Il faut donc toujours vérifier la part d’activité du prestataire qui porte sur l’externalisation. »

D’autres points sont à valider, notamment sur le fonctionnement de la mission : les ressources mises à la disposition de l’entreprise, le niveau de technicité des intervenants, les processus d’échanges d’information et de préservation des données et des documents... « Le critère du coût entre aussi forcément en ligne de compte, remarque Emmanuel de Prémont. Il faut également faire attention aux aspects juridiques en étant attentif à trouver une forme d’engagement qui soit à la fois rassurante et souple. »

5. Négocier le contrat
« Il faut d’abord s’assurer dans la partie descriptive qui fixe le périmètre que les deux parties ont bien la même compréhension de la prestation. Les engagements opérationnels pris par le prestataire et le fonctionnement de la mission doivent donc être détaillés. Dès que c’est possible, il faut également instituer une obligation de résultats et de moyens. Le contrat doit enfin rappeler tous les éléments du prix, prévoir une éventuelle révision en cas de changements de volumétrie et inclure une clause de réversibilité », conclut Emmanuel de Prémont.