ERP mode d’emploi...

Parce qu’ils impactent l’ensemble des métiers d’une entreprise, les ERP restent des applications éminemment stratégiques et complexes à déployer, avec des fourchettes de coûts qui peuvent donner le vertige…

L’ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel intégré qui gère l’ensemble des processus transactionnels d’une entreprise. Il est composé de plusieurs applications modulaires (paie, comptabilité, gestion de stocks…) qui communiquent entre elles grâce à un moteur de workflow. L’ERP se distingue également par sa base de données centrale qui favorise l’unicité de l’information et élimine les saisies multiples.

« L’ERP, c’est l’épine dorsale du système d’informations d’une entreprise sur lequel viennent s’appuyer tous les métiers, résume Marc Boulon, directeur commercial pour les offres ERP Supply Chain d’Infor. Il intègre des modules dédiés à la production, aux Achats / Stocks / Logistique, aux Finances et à la comptabilité, aux ressources humaines, à la relation clients, à la gestion commerciale, au négoce... Si l’on prend l’exemple de l’acheteur, celui trouvera dans l’ERP des outils d’e-sourcing, d’approvisionnements, de catalogues, de suivi de clientèle qui lui permettront de gérer l’ensemble de la fonction achats. »

Une décision qui vient d’en haut

L’implémentation d’un ERP dans une entreprise est la plupart du temps le fruit d’une décision de la direction générale, rarement des branches opérationnelles. Elle se révèle souvent très contraignante et peut mettre plusieurs mois avant d’aboutir. Il faut en effet convaincre tous les métiers de l’entreprise d’adhérer au projet et de partager l’information. Avant de se lancer, mieux vaut donc bien mesurer le coût global et le retour attendu sur investissement. «  J’ai tendance à dire qu’en dessous de trois ou quatre utilisateurs par fonction de base, l’intégration d’un ERP dans une entreprise sera plus problématique qu’autre chose, estime Marc Boulon. A partir de 15 ou 20 utilisateurs, cela commence à devenir intéressant, voire indispensable. »

Le coût d’intégration d’un ERP dépend évidemment du métier de l’entreprise et de ses besoins. La fourchette va de 80 000 € (licence, paramétrage, intégration et formation inclues) à plusieurs millions. « Pour une belle PME qui emploie entre 100 et 500 personnes, le prix sera calculé par utilisateur, précise Marc Boulon. Pour une cinquantaine d’utilisateurs, il faut tabler sur 200 000 € tout compris. »

Trois catégories d’acteurs se partagent aujourd’hui le marché. Les éditeurs internationaux sont présents dans le monde entier avec des ressources multilingues et multipays. Dans cet ensemble, deux grands généralistes, SAP et Oracle, se partagent le segment des grands groupes, avec une domination écrasante du premier nommé. A côté de ces géants, on retrouve également des acteurs comme Infor ou Microsoft qui sont positionnés eux sur le Mid Market. Leurs solutions s’adressent donc plutôt aux PME et aux filiales des grands groupes.

Des éditeurs présents uniquement en France, voire dans une région de France, proposent eux des applications où la notion de proximité prime sur la taille, la pérennité de l’éditeur où sa capacité à accompagner l’entreprise à l’international. Il existe enfin des éditeurs spécialisés dans des solutions hyper verticalisées qui intègrent toutes les fonctionnalités d’un métier.

Constituer un groupe projet avec toutes les fonctions clés

« Sur ce type de projet, il est indispensable de commencer par créer un groupe projet qui réunira tous les métiers impactés par l’ERP, conseille Marc Boulon. En amont, les entreprises se font souvent assister par un cabinet extérieur qui va interviewer toutes les fonctions clés afin de rédiger une expression de besoins, consolidée par un cahier des charges. D’autres achètent des études ou prennent des conseils auprès de sociétés comme CXP, IDC ou Forrester Research. »

Commence ensuite la phase de consultation des éditeurs qui présentent dans un premier temps une réponse écrite. Après leur examen, il ne reste généralement que trois ou quatre candidats. Vient alors le temps des démonstrations où l’on approfondit les réponses. Le groupe projet établit ensuite une short list de deux ou trois prestataires qui devront en quelques jours préparer une maquette sur quelques fonctions clés. La phase de négociation peut alors démarrer. C’est l’évaluation de l’ensemble des composantes de la réponse qui permettra de désigner l’heureux élu.

« Les critères qui interviennent dans le choix final sont nombreux, souligne Marc Boulon. Le prix, la pérennité, la compétence de l’équipe projet, sa capacité d’écoute, les fonctionnalités de l’outil, la dimension internationale, les délais de mise en œuvre, le retour sur investissement, la capacité de développer des compléments fonctionnels, la qualité du support, la tierce maintenance applicative, la fréquence des mises à jours… Tous ces éléments doivent être soigneusement pris en considération car au final, l’entreprise va placer dans son ERP le cœur de son système d’informations. Mieux vaut donc ne pas se tromper… »