Déployer un logiciel de GMAO

A l’heure où réduction de coûts et gains de productivité tiennent le devant de la scène dans les stratégies d’entreprise, les logiciels de GMAO ont pour ambition d’organiser et optimiser les activités de maintenance. Jean-Pierre Vernier, ingénieur conseil en organisation maintenance GMAO, dresse un état des lieux objectif de ce marché, sans ignorer les risques inhérents au déploiement de tels outils.

Qu’est-ce qu’un logiciel de GMAO ?

Un logiciel de GMAO sert à organiser et optimiser les différentes activités d’une entreprise en matière de maintenance des bâtiments, des infrastructures, des appareils industriels, des véhicules… Autrement dit, la GMAO va partout où vous avez des équipes techniques de maintenance. Les logiciels de GMAO intègrent quatre grandes fonctionnalités : 1. La gestion du parc des équipements. 2. La gestion des travaux sur ces équipements. 3. La gestion des stocks et des achats étroitement associés à ces travaux. 4. L’édition de tableaux de bord issus de toutes ces opérations.

Comment les logiciels de GMAO impactent-il l’activité d’une entreprise ?

Prenons un exemple concret. Une machine tombe en panne. L’utilisateur adresse immédiatement un message d’alerte au service maintenance via la GMAO. Ce message est tracé, afin de savoir quelle machine est affectée et à quelle heure la panne a eu lieu. Le responsable GMAO, qui a en permanence le planning des techniciens de son équipe, peut dérouter son collaborateur le plus proche pour intervenir. L’intervention terminée, celui-ci transmet son compte-rendu au responsable GMAO qui vérifie alors si la panne ne s’est pas déjà produite. Il peut également trouver en quelques clics la pièce d’usure en cause, sa référence exacte, son emplacement sur le plan, sa disponibilité en stock, ou lancer une commande en urgence auprès du fournisseur si elle n’est pas disponible. Tout cela s’effectue sans quitter son fauteuil, sans décrocher son téléphone et sans se déplacer. Enfin, quand la pièce de rechange arrive, le logiciel effectue un contrôle du prix de la facture et s’assure que le magasinier l’a bien réceptionnée. Il ne reste plus alors qu’à envoyer la facture automatiquement à la comptabilité. Grâce à ce dispositif, vous économisez donc du temps et gagnez en efficacité.

Quand une entreprise doit-elle se poser la question de savoir si elle doit investir dans ce type de logiciel ?

Tout dépend de son activité, mais j’ai pour coutume de dire que dès qu’une personne s’occupe de maintenance, elle peut investir dans un logiciel de GMAO et en fera un très bon usage. D’autant que l’investissement est souvent mineur puisque vous avez des logiciels de GMAO très complets à partir de 1 000 €.

Quid des ERP qui sont censés gérer tous les besoins d’une entreprise ?

Les ERP font de tout, mais un peu. On peut effectivement en faire de bons outils de GMAO, à condition d’avoir du temps devant soi et beaucoup d’argent, car cela nécessite toujours de nombreux développements et paramétrages. Pour ma part, je préconise plutôt le recours à un logiciel de GMAO dans son intégrité, avec une connexion simple au module comptabilité de l’ERP.

Quelle est la méthodologie à suivre pour déployer une GMAO dans une entreprise ?

Acheter un logiciel de GMAO ne sert à rien si on n’y adjoint pas un projet d’organisation cohérent. Il faut donc toujours commencer par définir les besoins, en y incluant des objectifs d’amélioration. Il faut également écrire noir sur blanc les procédures qui définiront qui fera quoi et comment, avec des indicateurs opérationnels associés. Il faut ensuite rédiger un cahier des charges précis qui inclue les fonctionnalités attendues du logiciel, la cartographie informatique de l’entreprise, les contraintes techniques… Si cette phase d’évaluation est bien faite, l’étape suivante de la rédaction du cahier des charges coule de source.

Quels sont les critères de sélection à retenir dans le choix du logiciel ?

Il faut d’abord évaluer l’environnement informatique de l’entreprise et les critères techniques de l’outil en définissant le SGBD, le système d’exploitation et l’architecture (client serveur, Web, monoposte…). C’est également à ce stade que l’on prévoit l’intégration éventuelle à d’autres logiciels. Il faut ensuite tenir compte des contraintes organiques liées à la conception du logiciel. Celui-ci sera-t-il multi site ou mono site ? L’application sera-t-elle structurante ou non ? Doit-on prévoir des personnalisations ? En cas d’intégration à un ERP par exemple, comment se fera-t-elle ? De ces décisions, dépend le type de Worflow qui impactera forcément le coût du logiciel.

Vient ensuite la phase de sélection…

Tout à fait. Arrivé à ce stade, vous aurez identifié tout naturellement une "short list" parmi la cinquantaine de logiciels du marché. La phase d’entretien avec les trois ou quatre éditeurs retenus doit vous permettre de valider les contraintes fonctionnelles. Il faut donc organiser des démonstrations structurées qui se feront en respectant les procédures spécifiées dans votre cahier des charges, et après avoir fourni un échantillonnage de vos données (équipements, articles, gammes,...). Mais attention, c’est toujours l’acheteur qui doit mener la démonstration par un jeu de questions, le tout devant un groupe d’évaluateurs. Pour ce qui est du choix final, tout dépend du montant de l’investissement. S’il est important, mieux vaut choisir un partenaire qui possède une surface financière conséquente et qui sera encore là dans dix ans. Si vous achetez un logiciel à 1 000 €, un éditeur local, avec lequel vous travaillez en confiance et qui aura plus de souplesse qu’un grand éditeur, fera parfaitement l’affaire. Le choix de l’éditeur effectué, l’installation, le paramétrage et la saisie des données se font en une ou deux semaines, si le cahier des charges est bien fait. Il faut ensuite rédiger le manuel utilisateur et attaquer la formation. Les premiers jours de déploiement sont cruciaux. Je préconise toujours la mise en place d’une cellule de crise qui intervient au moindre problème. Le lendemain, on vérifie que les techniciens ont bien rédigé leur compte-rendu et on interpelle ceux qui ne l’ont pas fait en essayant de cerner les raisons de leur refus. Si les deux premiers jours se sont bien passés, le projet est sur les rails.

C’est important de convier les utilisateurs à toutes les étapes du projet ?

C’est même impératif. Une GMAO ne réussit que si ses futurs utilisateurs sont convaincus de son bien-fondé. Il faut en effet savoir qu’il existe de nombreux freins psychologiques à l’installation d’une GMAO. Les techniciens de maintenance ne voient jamais d’un très bon œil l’arrivée d’un outil qui va chambouler leurs habitudes de travail et permettre à la direction de contrôler leur activité au quotidien. Il faut donc les écouter, et aller plus loin en leur suggérant les bénéfices qu’ils pourront eux aussi en tirer. Ne pas les associer au projet, c’est prendre le risque d’un rejet massif lors du déploiement.